Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 với đầy đủ các phân hệ trong phần mềm Fast.

Đây chỉ là tài liệu hướng dẫn các bạn làm việc kế toán trên phần mềm kế toán Fast Accounting 11, các bạn muốn tìm hiểu chuyên sâu và thực hành bằng chứng từ thực tế có thể xem thêm: Khóa học phần mềm kế toán Fast tại Công ty kế toán Thiên Ưng

I. Hệ thống menu trong chương trình được tổ chức dưới dạng menu 3 cấp:

Cấp thứ nhất bao gồm các phân hệ nghiệp vụ sau:

1. Hệ thống

2. Tổng hợp

3. Tiền mặt, tiền gửi, tiền vay

4. Bán hàng

5. Mua hàng

6. Tồn kho

7. Tài sản cố định

8. Công cụ dụng cụ

9. Báo cáo chi phí theo khoản mục

10. Giá thành dự án, công trình

11. Giá thành sản xuất liên tục

12. Giá thành sản xuất theo đơn hàng

13. Báo cáo thuế

14. Báo cáo quản trị theo các trường tự do

15. Quản lý hóa đơn

16. Thuế thu nhập cá nhân

Cấp thứ 2 bao gồm : Liệt kê các màn hình nhập liệu, các nhóm chức năng của báo cáo trong từng phân hệ nghiệp vụ, các danh mục từ điển và số dư đầu kỳ

1. Cập nhật số liệu

2. Số dư đầu kỳ

3. Danh mục từ điển

4. Nhóm các báo cáo

5. Tiện ích

Cấp menu thứ 3 bao gồm: Liệt kê ra chi tiết của từng báo cáo cụ thể

II. Các phím chức năng

- Trong chương trình khi cập nhật và xử lý số liệu thường sử dụng một số phím chức năng, mỗi phím chức năng dùng để thực hiện một lệnh nhất định, cố gắng thống nhất mỗi phím chức năng chỉ sử dụng cho một mục đích duy nhất. Tuy nhiên để hiểu rõ hơn công dụng của mỗi phím trong từng trường hợp cụ thể cần phải đọc rõ hướng dẫn sử dụng trong từng trường hợp này. Dưới đây là công dụng của các phím chức năng được sử dụng trong chương trình

F1 - Trợ giúp

F2 - Xem thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển)

F3 - Sửa một bản ghi (khi làm việc với danh mục từ điển)

F4 - Thêm một bản ghi mới. Ngoài ra, trong phân hệ Hệ thống F4 còn có tác dụng sao chép các dữ liệu về danh mục, số dư đầu kỳ từ tệp excel vào chương trình. Ctrl F4 – Sao chép thông tin (khi làm việc với danh mục từ điển và màn hình nhập liệu)

F5 - Tra cứu theo mã hoặc theo tên trong danh điểm

- Xem số liệu chi tiết khi đang xem số liệu tổng hợp

- Xem các chứng từ liên quan đến chứng từ đang cập nhật.

F6 - Lọc tìm số liệu khi xem các báo cáo

- Đổi mã hoặc ghép mã khi làm việc với các danh mục từ điển

Ctrl + F6 - Phân nhóm hàng loạt khi làm việc với các danh mục từ điển

F7 - In

F8 - Xoá một bản ghi hoặc Hủy hóa đơn khi đã in

F11 - Tính tổng

Esc - Thoát

Ctrl + A - Chọn tất cả. Ví dụ chọn tất cả các bút toán kết chuyển tự động cuối kỳ…

Ctrl + U - Không chọn tất cả

III. Các thao tác chung khi cập nhật chứng từ

- Trong chương trình bố trí thông tin trên các màn hình cập nhật chứng từ, các thao tác cập nhật chứng từ đều tương đối thống nhất, dưới đây sẽ trình bày về các điểm chung này. Về bố trí màn hình cập nhật chứng từ

Màn hình thông thường có 04 phần:

Phần 1 - các thông tin liên quan chung cho toàn bộ chứng từ như ngày chứng từ, số chứng từ, mã khách hàng, diễn giải, loại tiền...

Phần 2 - danh sách các định khoản / các mặt hàng trong chứng từ đó.

Phần 3 - gồm có các tính toán như tổng số tiền, thuế GTGT, chi phí, trạng thái chuyển vào sổ sách kế toán...

Phần 4 - các nút chức năng điều khiển quá trình cập nhật chứng từ như Xem /Sửa /Xoá / Mới/ Copy/ Tìm,…

1. Các thao tác xử lý khi cập nhật chứng từ

Trong chương trình khi cập nhật chứng từ có các chức năng như sau:

1. Vào chứng từ mới

2. Sao chép chứng từ

3. Lưu chứng từ

4. In chứng từ trên máy (trong trường hợp dùng chương trình để in chứng từ)

5. Lọc tìm các chứng từ đã cập nhật trước đó ra để xem/ sửa/ xoá

6. Sửa một chứng từ

7. Xoá một chứng từ

8. Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

9. Chuyển sang nhập loại chứng từ khác (bằng cách click chuột phải trên màn hình nhập liệu)

10. Di chuyển sang phiếu khác, quay về phiếu đầu hoặc phiếu cuối (biểu tượng )

11. Xem báo cáo (biểu tượng

12. Sử dụng máy tính (biểu tượng )

13. Xem thông tin sổ cái, thẻ kho, bảng kê thuế đầu vào/đầu ra, các chứng từ bị xóa, người cập nhật chứng từ, người sửa chứng từ lần cuối, đổi mã đơn vị cơ sở, chọn thời gian làm việc (biểu tượng )

14. Bookmark: ghi nhớ những chứng từ đã đánh dấu, để có thể xem nhanh được (biểu tượng )

15. Khai báo nhanh cho màn hình nhập chứng từ (biểu tượng )

- Có một tiện lợi là tất cả các chức năng xử lý nêu trên đều nằm trên cùng một màn hình cập nhật chứng từ, người sử dụng chỉ việc ở trong một màn hình và có thể thực hiện tất cả các xử lý cần thiết

2. Quy trình vào một chứng từ mới

- Dưới đây sẽ trình bày quy trình vào một chứng từ mới trên cơ sở ví dụ vào một hoá đơn bán hàng:

- Chọn menu cần thiết, ví dụ: "Tổng hợp/ Phiếu kế toán"

- Chương trình sẽ lọc ra 5 chứng từ được nhập cuối cùng (số lượng chứng từ này được tùy chọn theo người sử dụng) và hiện lên màn hình cập nhật chứng từ để biết là các chứng từ cuối cùng được nhập. Nhấn nút ESC để quay ra màn hình nhập chứng từ. Chỉ có nút <<Lưu>> là mở, các nút còn lại là hiện. Con trỏ nằm tại nút <<Sửa>>.

- Tại nút <<Mới>> ấn phím Enter để bắt đầu vào chứng từ mới. Con trỏ sẽ chuyển đến trường đầu tiên trong màn hình cập nhật thông tin về chứng từ.

- Lần lượt cập nhật các thông tin trên màn hình: Các thông tin chung cho toàn bộ chứng từ, các định khoản / mặt hàng trong chứng từ và các thông tin khác như thuế, chi phí, chiết khấu, hạn thanh toán, trạng thái...

- Tại nút <<Lưu>> ấn phím Enter để lưu chứng từ. Khi chương trình thực hiện lưu xong thì sẽ hiện lên thông báo "Chương trình đã thực hiện xong".

- Sau khi lưu xong chứng từ vừa mới cập nhật thì con trỏ sẽ chuyển đến nút <<Mới>> và ta có các khả năng sau để lựa chọn công việc tiếp theo:

+ Mới: Vào chứng từ mới

+ Copy: Sao chép một chứng từ

+ In: In chứng từ hiện thời ra máy in

+ Sửa: Sửa lại chứng từ hiện thời

+ Xoá: Xoá chứng từ hiện thời

+ Xem: Xem các chứng từ vừa mới cập nhật

+ Tìm: Lọc các chứng từ đã cập nhật trước đó để xem-sửa-xoá

+ Hủy: Hủy thao tác

+ ESC: Kết thúc cập nhật.

Tài liệu Hướng dẫn cách sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting 11 chi tiết các bạn xem: TẠI ĐÂY.