Loading...
[X] Đóng lại

CÔNG TY KẾ TOÁN THIÊN ƯNG
Quảng cáo
khuyến mãi học phí học tại kế toán thiên ưng
tự học phần mềm Misa
Tự học phần mềm kế toán Fast
Đang trực tuyến: 23
Tổng truy cập:     1754318
Hướng dẫn cách lập sổ nhật ký chung trên Excel

 

Hướng dẫn kế toán cách vào sổ Nhật ký chung trên Excel đầy đủ và chi tiết theo từng nghiệp vụ phát sinh như: mua hàng nhập kho, thánh toán tiền thuê nhà…

 

Nếu bạn chưa có mẫu có thể tải về tại đây: Mẫu sổ sách kế toán trên Excel

 

Cách vào sổ Nhật ký chung trên Excel cụ thể như sau:

 

I. CÔNG VIỆC DẦU NĂM:

 

Chuyển  số dư cuối năm trước sang đầu năm nay:

- Vào số dư đầu kỳ “ bảng cân đối phát sinh tháng “

- Vào số dư dầu kỳ các Sổ chi tiết tài khoản 142, 242, 211, 131, Bảng tổng hợp Nhập Xuất Tồn, và các Sổ khác ( nếu có )

- Chuyển lãi ( lỗ ) năm nay về năm trước ( Căn cứ vào số dư đầu kỳ TK 4212 trên Bảng CĐTK để chuyển ). Việc thực hiện này được định khoản trên Nhật ký chungvà chỉ thực hiện 1 lần trong năm, vào thời điểm đầu năm

 

II. CÔNG VIỆC TRONG THÁNG:

 

A. Vào các nghiệp vụ phát sinh trong kỳ trên sổ Nhật Ký Chung:

Hướng dẫn cách nhập liệu trên sổ Nhật ký chung bằng Bảng nhập liệu:

 

Cột ngày tháng ghi sổ: Ngày tháng ghi sổ bằng hoặc sau ngày chứng từ.

VD: Hóa đơn ngày 1/11/2013 nhưng kế toán chưa kịp vào sổ nhật ký chung đến 2/11/2013 vào sổ thì ghi ngày 2/11/2013

 

Cột ngày chứng từ: Là ngày thực tế trên chứng từ

 

Cột số hiệu: Là số hiệu của Hoá đơn, của Phiếu Thu, Phiếu chi, Giấy báo nợ, GIấy báo có… Là do kế toán tự đặt.

VD: Phiếu thu: PT01/1, Phiếu chi PC01/1.

- Phiếu nhập, phiếu xuất, PNK01/1, PXK01/1.

- Giấy báo có ( GBC01/1 ) , giấy bá nợ ( GBN01/1)

- Những giấy khác các bạn có thể đặt là phiếu kế toán ( PKT01/1)

 

Cột Diễn Giải: Là nội dung tóm tắt nhưng đầy đủ thông tin của một chứng từ phát sinh.

 

Cột TK Nợ/Có: Là cột định khoản và hạch toán vào sổ nhất ký chung, ta sẽ ghi tài khoản Nợ trước và TK có sau.

 

Cột TK đối ứng: Là cột ghi TK đối ứng cho những TK đã định khoản bên cột TK Nợ/Có.

 

Ví dụ: Mua hàng nhập kho, chưa trả tiền cho công ty Huyền Nguyên Châu, VAT10%:

 

TK Nợ

TK Đối ứng

Hướng dẫn

 

TK Có

156

331HNC

Đặt đấu bằng ( =) vào ô tương ứng với TK cần lấy đối ứng sau đó bấn vào Tk đối ứng và bấm Enter

1331

331HNC

Đặt dấu bằng ( = ) vào ô tương ứng với TK cần lây đối ứng sau đó bấn vào TK đối ứng và bấm Enter

                                                     331HNC

156;1331

Công thức: = Bm vào TK đi ng th nht &”;”& Bm vào TK đi ng th 2. ( Nếu có nhiều TK đối ứng thì làm tương tự )

 

hướng dẫn cách vào sổ nhật ký chung trên excel

 

Cột Số Phát Sinh( Nợ/Có) : Là số tiền ghi trên hoá đơn theo tài khoản hạch toán

 

Ví dụ 1: Ngày 01/1/2013 Công ty kế toán Thiên Ưng có hóa đơn thuê nhà năm 2013, số tiền thuê nhà là 99,000,000 đồng, thuế là 9,6 triệu đồng, tổng số tiền trong hoá đơn là 105,600,000 đồng thanh toán bằng chuyển khoản khách hàng, kèm theo giấy uỷ nhiệm chi của ngân hàng.

 

Cách vào sổ nhật ký chung như sau:

Ngày ghi sổ

Chứng từ

Diễn giải

TK Nợ

TK

Số phát sinh

 

Số hiệu

Ngày

 

TK Có

Đối ứng

Nợ

1/1/2013

UNC01/1

1/1/2013

Thanh toán tiền thuê nhà năm 2013

142

112

96

 

1/1/2013

UNC01/1

1/1/2013

Thanh toán tiền thuê nhà năm 2013

1331

112

9,6

 

1/1/2013

UNC01/1

1/1/2013

Thanh toán tiền thuê nhà năm 2013

112

142,1331

 

105,6

 

Cột tài khoản đối ứng ta sẽ dùng công thức dành cho tài khoản đối ứng nếu có 2 tài khoản trở lên thì sử dụng công thức nối = nhập vào tài khoản 1 &”;”& tài khoản 2. Như trên ta sẽ thực hiện = nhấp vào ô có TK142 &”;”& nhấp vào ô có 1331

 

Lưu ý: Số tiền thuế( nếu có ) = Số tiền hàng hoặc Doanh thu nhân ( x) với Thuế suất.

(Trường hợp nghiệp vụ có một TK Nợ và nhiều TK Có, thì số tiền ở TK nợ bằng ( = ) tổng số tiền của các TK Có hoặc ngược lại )

 

Cột số dư Nợ/Dư Có: Phục vụ cho việc in sổ chi tiết cuối kỳ.

 

Cuối cùng: Sau khi định khoản hết các bút toán của một tháng trên NKC thì thực hiện "Tổng cộng số phát sinh Nợ/Có" Của cả tháng đó lại bằng hàm SUBTOTAL.

  Cú pháp hàm: = SUBTOTAL(9; dãy ô cần tính tổng)

- Tổng phát sinh bên Nợ:  = Subtotal (9;dãy ô cần tính tổng)

- Tổng phát sinh bên Có: = Subtotal(9;dãy ô cần tính tổng)

( Số 9 là cú pháp mặc định của hàm cho việc tính tổng )

 

Chú ý: Trong quá trình làm việc kế toán trên Excel các bạn phải có sự đồng nhất và tài khoản và đồng nhất về mã hàng hóa, cụ thể:

 

1/ Trường hợp liên quan đến TK 331, TK 131:

 

a/ Nếu phát sinh thêm Khách hàng hoặc nhà cung cấp mới:

– Thì phải khai báo chi tiết đối tượng KH hoặc NCC mới bên bảng Danh mục tài khoản và đặt mã Tài khoản ( Mã khách hàng) cho KH/NCC đó, đồng thời định khoản chi tiết bên NKC theo mã TK mới khai báo.

 

VD: Phải thu của Công ty Cổ phần ứng dụng Quốc Tế ( là khách hàng mơi ).

Bước 1: Sang DMTK khai chi tiết khách hàng – Công ty cổ phần ứng dụng QUỐC Tế với mã Khách hàng là: 1311 hoặc 131QT ( Khai báo phía dưới Tk 131 ) ( Việc khai báo mã TK như thế nào là tuỳ vào yêu cầu quản trị của bạn )

Bước 2: Hạch toán bên NKC theo mã TK ( Mã KH ) đã khai báo cho Công ty Cổ phần ứng dụng Quốc tế là 1311 hoặc 131QT

 

b/ Nếu không phát sinh Khách hàng mới:

- Thì khi gặp các nghiệp vụ liên quan đến TK 131  và TK 331, ta quay lại Danh mục TK để lấy Mã Khách hàng đã có và định khoản trên NKC.

 

2/ Trường hợp phát sinh mới Công cụ dụng cụ hoặc TSCĐ ( tức liên quan đến TK 142, 242, 214 )

 

- Sau khi định khoản trên NKC phải sang bảng phân bổ 142, 242, 214 để khai báo thêm công cụ dụng cụ hoặc tài sản này vào bảng và tính ra số cần phân bổ trong kỳ hoặc số cần trích khấu hao trong kỳ.

 

3/ Trường hợp mua hoặc bán hàng hoá:

a/ Trường hợp mua hàng hoá:

Bước 1: Bên Nhật ký chung không phải khai chi tiết từng mặt hàng mua vào, chỉ hạch toán chung vào TK 156 tổng số tiền ở dòng “ Cồng tiền hàng “ trên hoá đơn mua vào

 

Bước 2: Đồng thời về Phiếu nhập kho, khia báo chi tiết từng mặt hàng mua theo hoá đơn vào phiếu nhập kho:

- Nếu mặt hàng mua vào đã có tên trong Danh mục hàng háo thì quay vê DM hàng hoá để lấy Mã hàng, tên hàng cho hàng hoá đó và thực hiện kê nhập

- Nếu mặt hàng mùa vào là hàng mới thì phải đặt Mã hàng cho từng mặt hàng trên DMHH sau đó thực hiện kê nhập trên PNK theo mã hàng đã khai báo

 

Bước 3: Nếu phát sinh chi phí ( vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…) cho việc mua hàng thì Đơn giá nhập kho là đơn giá đã bao gồm chi phí. Khi đó phải phân bổ chi phí mau hàng cho từng mặt hàng như sau: ( Có thể lập bảng ính riêng cho việc phân bổ ch phí)

 

Chi phí của mặt hàng A  = Tổng chi phí   x

Số lượng ( hoặc thành tiền) mặt hàng A


Tổng số lượng ( hoặc tổng thành tiền của lô hàng ) 

 

=> Chi phí đơn vị Mặt hàng A  = Tổng chi phí của mặt hàng A

Tổng số lượng của mặt hàng A

 

 

= > Đơn giá nhập kho Mặt hàng A  = Đơn giá mua của Mặt hàng A  + 

Chi phí đơn vị của mặt hàng A

 

   b/ Trường hợp bán hàng hoá:

- Bước 1: Bên Nhật ký chung không phỉa khai chi iết từng mặt hàng bán ra, chỉ hạch toán chung vào TK 5111 tổng số tiền ở dòng” CỘng tiền hàng “ trên hoá đơn bán ra.

 

- Bước 2: Đồng thời về Phiếu Xuất kho, khai báo chi tiết từng mặt hàng bán ra theo Hoá đơn vào Phiếu XK.

- Để lấy được Mã hàng xuất kho, ta quay về Danh mục hàng hoá để lấy.

- Không hạch toán bút toán Giá vốn hàng bán: Vì CÔng ty áp dụng phương pháp tính gái xuất kho là phương pháp “ Bình quân cuối kỳ “ , nên cuối tháng mới thực hiện bút toán này để tập hợp giá vốn hàng bán trong kỳ.

 

Chú ý;

- Khi vào bảng kê xuất kho thì chỉ vào số lượng, chưa có đơn gá xuất kho vì đơn giá cuối kỳ mới tính được bên Bảng Nhập Xuất TỒn kho

- Khi tính được Đơn giá bên bảng Nhập – Xuất – Tồn thì sử dụng hàm VLOOKUP tìm đơn giá xuất kho từ bảng Nhập – XUất – TỒn về PXK

 

B. Lập phiếu Nhập kho, Xuất kho:

- Vào phiếu Nhập kho ( theo hướng dẫn tại mục 3a ở trên )

- Vào phiếu Xuất kho ( theo hướng dẫn tại mục 3b ở trên )

 

Đến cuối tháng phải làm công việc gì nữa mời các bạn xem thêm: Hạch toán các bút toán kết chuyển cuối kỳ

 

Chúc các bạn thành công!

 

Các bạn muốn học thực hành lên sổ sách và lập báo cáo tài chính trên Excel thực tế chuyên sâu có thể tham gia: Lớp học thực hành kế toán trên Excel tại Công ty kế toán Thiên Ưng.

 

in
 
Họ tên
Mail của bạn
Email mà bạn muốn gửi tới
Tiêu đề mail
Nội dung
Các tin tức khác
Hướng dẫn lập sổ sách kế toán trên Excel
Mẫu sổ sách kế toán trên Excel
Các hàm thường dùng trong Excel kế toán để lên sổ sách
Cách lập báo cáo tài chính cuối năm trên Excel
Cách Lập bảng Cân đối phát sinh năm trên Excel
Cách lập sổ quỹ tiền mặt và sổ tiền gửi ngân hàng bằng Excel
Cách Lập bảng tổng hợp phải thu phải trả khách hàng
Hướng dẫn cách lập các bảng biểu tháng trên Excel
học phí các khóa học tại Kế toán thiên ưng
Hỗ trợ trực tuyến
Mr Nam
0963.133.042
Mr Nam
0984.322.539
HOTLINE
0984 322 539
Tìm chúng tôi trên facebook
Quảng cáo
hướng dẫn cách lập sổ kế toán trên excel